Klokkenluiderspolicy

1. Inleiding & achtergrond

Het Poetsbureau – part of Glowi hecht veel belang aan integriteit en transparantie. Door het opzetten van een klokkenluiderssysteem, kunnen interne en externe partijen bepaalde wantoestanden en/of inbreuken op het intern beleid en procedures, wetgeving en reglementering op een vertrouwelijke manier melden. Binnen deze context kunnen medewerkers hun bezorgdheid uiten zonder te vrezen voor mogelijke represailles.

Door het opstellen van deze policy wenst Het Poetsbureau – part of Glowi een duidelijk kader te scheppen over de wijze waarop potentiële inbreuken binnen de organisatie kunnen worden geuit, zodat deze verder kunnen worden onderzocht en desgevallend de nodige maatregelen kunnen worden genomen. Deze policy heeft eveneens als doel om de personen, die een bezorgdheid willen melden, te informeren omtrent de bescherming die men als melder kan genieten.

Huidige policy wordt gesloten in uitvoering van de Wet van 28/11/2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of het nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector. Deze wet heeft tot doel gemeenschappelijke minimumnormen vast te stellen voor de bescherming van melders van inbreuken op het Unierecht.

2. Toepassingsgebied

Deze beleidslijn heeft betrekking op de volgende entiteiten:

• Het Poetsbureau NV - ondernemingsnummer BE831.375.914
• Hemano BV - ondernemingsnummer BE505.768.787
• Transformics NV - ondernemingsnummer BE644.969.925
• Quantum Services NV - ondernemingsnummer BE680.709.871
• De Vlijtige Mier BV - ondernemingsnummer BE847.723.283

2.1. Personeel toepassingsgebied

Deze policy is van toepassing op zogenaamde klokkenluiders, dat wil zeggen iedereen die informatie over (mogelijke) inbreuken heeft verkregen in een werkgerelateerde context met Het Poetsbureau – part of Glowi en deze meldt, waaronder:

• Werknemers van de onderneming;
• Tijdelijke werknemers zoals uitzendkrachten of (onder)aannemers en hun personeel;
• Eventuele (on)bezoldigde stagiaires of vrijwilligers;
• Personen die als zelfstandige diensten verlenen;
• Aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming, met inbegrip van niet bij het dagelijks bestuur betrokken leden;
• Leveranciers met wie de onderneming samenwerkt en iedereen die werkt onder toezicht en leiding van dezen;
• Eventuele sollicitanten;
• Werknemers van de onderneming waarvan de werkrelatie werd beëindigd.

De huidige policy is eveneens van toepassing op zogenaamde facilitators (diegene die de klokkenluider in vertrouwen bijstaan), derden die met de klokkenluider zijn verbonden en de juridische entiteiten die met de melder in verband staan.

2.2. Materieel toepassingsgebied

Meldingen van (potentiële) inbreuken op eender welke wetgeving die onder een van onderstaande domeinen valt, vallen binnen het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling:

• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• productveiligheid en productconformiteit;
• veiligheid van het vervoer;
• bescherming van het milieu;
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• volksgezondheid
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• bestrijding van belastingfraude;
• sociale fraudebestrijding;

De policy is eveneens van toepassing op alle inbreuken die de financiële belangen van de Europese Unie schaden en inbreuken in verband met de interne markt, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.

3. Indienen van meldingen

3.1. Algemeen

Klokkenluiders die een melding willen doen over een potentiële inbreuk, zoals hierboven omschreven, kunnen dit op diverse manieren doen. Wij moedigen eventuele klokkenluiders sterk aan om in eerste instantie bezorgdheden te melden via de interne kanalen, zo kunnen wij mogelijk een interne oplossing aan de gemelde inbreuk geven.

Naast de mogelijkheid om intern meldingen te doen, kan de klokkenluider eveneens een melding verrichten via een extern kanaal, van zodra dit door de (nationale) overheid is voorzien.

3.2. Intern meldingskanaal

Het Poetsbureau – part of Glowi stelt verschillende meldingskanalen ter beschikking, toegankelijk voor interne en externe melders. Klokkenluiders kunnen (potentiële) inbreuken binnen de organisatie op een vertrouwelijke manier melden via een van onderstaande kanalen:

1. Elektronische toepassing:

Via de door ons ter beschikking gestelde klokkenluiderstool, terug te vinden op de website (toevoegen) van de onderneming, kan de klokkenluider de melding (al dan niet anoniem) doen.

2. Een schriftelijke melding op papier:

De klokkenluider kan een schriftelijke melding op papier doen met “klokkenluiden” als referentie naar:

Het Poetsbureau – Part of Glowi

T.a.v. Klokkenluidersverantwoordelijke, Vertrouwelijk

Diestersesteenweg 56

3853 Beringen

3. Fysieke ontmoeting:

Na afspraak die kan gemaakt worden via de elektronische toepassing.

Ongeacht het interne meldingskanaal dat door de klokkenluider wordt gekozen, wordt de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en eventuele genoemde derden gegarandeerd overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving. Uw persoonlijke gegevens worden, behoudens uitdrukkelijke toestemming niet bekendgemaakt aan andere personen dan de personen die bevoegd zijn om meldingen te ontvangen of op te volgen. Andere personen of diensten zullen niet gemachtigd zijn om toegang te hebben tot deze gegevens.

De bevoegde persoon garandeert een neutrale en onafhankelijke opvolging van de melding en zal de melding op een professionele en integere manier en met de nodige discretie behandelen, dit met een zorgvuldige opvolging en afhandeling.

De meldingen worden ontvangen en behandeld door de klokkenluidersverantwoordelijke:

Sara Schildermans

In geval van afwezigheid van de klokkenluidersverantwoordelijke:

Karen Corvers

De meldingen van inbreuken kunnen, indien gewenst, volledig anoniem gebeuren. Wanneer de melder echter geen contactgegevens achterlaat, kan het Poetsbureau – part of Glowi deze persoon evenwel niet contacteren voor verdere informatie of toelichting en is het niet mogelijk de feedback, zoals beschreven in de procedure, te voorzien. Wij waarborgen in alle gevallen de geheimhouding van de identiteit van een melder die zich wel bij het Poetsbureau – part of Glowi bekendmaakt. Dit geldt zowel voor klokkenluiders die hun identiteit onmiddellijk bekendmaken, als voor iemand die in een latere fase besluit de identiteit bekend te maken.

3.3. Extern meldingskanaal

De klokkenluider kan zich na het al dan niet doorlopen van de interne meldingsprocedure eveneens wenden tot het door de overheid hiertoe aangeduide externe meldingskanaal. Indien de klokkenluider een externe melding wenst te doen van (potentiële) inbreuken of wantoestanden kan men deze informatie meedelen aan:

• De Federale Ombudsman, in het bijzonder via www.federaalombudsman.be:

Deze heeft een coördinerende rol en gaat na of de externe melding ontvankelijk is en er een redelijk vermoeden is dat de gemelde inbreuken effectief hebben plaatsgevonden, waarna men deze desgevallend doorstuurt naar de bevoegde instantie.  In uitzonderlijke gevallen fungeert deze als standaard bevoegde autoriteit wanneer geen enkele administratieve autoriteit over toezichtsbevoegdheden beschikt.

• of aan de bevoegde autoriteiten, dewelke zijn aangeduid bij Koninklijk Besluit en zijn bevoegd voor het ontvangen van meldingen, het geven van feedback en het bieden van opvolging inzake meldingen.

Het gaat om:

de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;

de Federale Overheidsdienst Financiën;

de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;

de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;

de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;

de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;

het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle

het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;

het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;

de Belgische Mededingingsautoriteit;

de Gegevensbeschermingsautoriteit;

de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;

de Nationale Bank van België;

het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;

de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;

het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;

het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;

het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;

het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;

de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;

de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;

de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;

de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);

de Scheepvaartcontrole.

De bevoegde autoriteiten moeten onafhankelijke en autonome externe meldingskanalen en procedures opzetten voor het ontvangen en behandelen van informatie over inbreuken, in lijn met de door de wetgever opgelegde voorwaarden.

4. Opvolging van de melding

4.1. Ontvangst en onderzoek van de melding

De melding wordt ontvangen door de klokkenluidersverantwoordelijke. Bij ontvangst van de melding gaat de verantwoordelijke na of de melding voldoet aan de voorwaarden met betrekking tot het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling. Uiterlijk binnen de 7 dagen na de ontvangst van de melding via het intern meldingskanaal, krijgt de melder een ontvangstbevestiging via de contactgegevens die de melder heeft achtergelaten, tenzij de betrokken melder hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.

Anonieme meldingen zijn mogelijk via de klokkenluiderstool “Glowileaks”. Wanneer de melder geen contactgegevens achterlaat, is het belangrijk dat de melder het meldingsnummer noteert om later toegang te krijgen tot desbetreffende melding. Bij een anonieme melding is dit de enige manier om de melding en de communicatie met de klokkenluidersverantwoordelijke te consulteren. Alle communicatie zal enkel via deze weg kunnen verlopen. Bij anonieme meldingen via een ander kanaal zal Het Poetsbureau – part of Glowi de melder niet kunnen contacteren voor verdere informatie of toelichting en is het niet mogelijk de feedback, zoals beschreven in de procedure, te voorzien.

Indien de melding niet onder het toepassingsgebied van de klokkenluiderswetgeving valt, zal de melding worden geweigerd en wordt de melder geïnformeerd over de reden van weigering. De verantwoordelijke zal de melder doorverwijzen naar andere interne of externe kanalen of procedures die de bevoegdheid hebben om de melding in kwestie te behandelen. Dit kan onder andere betrekking hebben op meldingen die uitsluitend handelen over de individuele rechten van de melder.

4.2. Onderzoek van de melding en feedback

Bij acceptatie van de melding, zal de ontvanger de melding doorgeven aan de klokkenluidersverantwoordelijke, dewelke een onderzoek opstart naar de inhoud van melding.

Binnen een redelijke termijn, en uiterlijk drie maanden na de acceptatie van de melding zal de klokkenluidersverantwoordelijke feedback geven aan de melder omtrent de status van het onderzoek en over de geplande of genomen maatregelen naar aanleiding van de melding en de redenen van deze opvolging.

De feedback kan onder meer handelen over het opstarten van een intern onderzoek, eventuele bevindingen van zo’n onderzoek en/of maatregelen die zullen worden gesteld in het kader van een vastgestelde inbreuk. De feedback kan ook betrekking hebben op het beëindigen van de procedure omwille van onvoldoende bewijslast of andere redenen. Zo kan de klokkenluidersverantwoordelijke na de melding grondig te hebben onderzocht en beoordeeld, eveneens besluiten om de procedure af te ronden zonder gevolg, bijvoorbeeld wanneer een gemelde inbreuk duidelijk van geringe betekenis is of het een herhaling van een melding betreft zonder dat er nieuwe elementen te berde worden gebracht ten opzichte van een eerdere melding die reeds is afgerond conform de procedures.

De melder heeft geen recht op de gedetailleerde inhoud van het onderzoek, indien deze geen partij is in desbetreffende zaak.

5. Geheimhouding & privacy

5.1. Persoonsgegevens en identiteit van de melder

Elke melding die gebeurt in het kader van de klokkenluidersrichtlijn en conform de bepalingen in deze policy, zal vertrouwelijk worden behandeld. De identiteit van de melder zal in geen geval zonder diens uitdrukkelijke toestemming worden bekendgemaakt aan andere personen dan diegene die conform deze policy bevoegd zijn om meldingen te ontvangen of te behandelen en op te volgen. Dit geldt eveneens voor alle andere informatie, waaruit men direct of indirect de identiteit van de melder zou kunnen afleiden.

Enkel indien het gaat om een noodzakelijke en evenredige verplichting, opgelegd door de EU- of nationale wetgeving in het kader van een onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, kan er een uitzondering worden gemaakt en de identiteit van de melder bekend worden gemaakt. Dit mede met het oog op de bescherming van de rechten van de verdediging van de betrokkene.  

De persoonsgegevens die in het kader van een melding door het Poetsbureau – part of Glowi worden ontvangen, zullen worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke Verordening (EU) 2016/679 en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Enkel persoonsgegevens relevant voor het behandelen van desbetreffende melding worden verzameld, andere gegevens die onbedoeld verzameld zijn, zullen worden gewist. Tot wanneer de gemelde inbreuk zal zijn verjaard, worden de naam, functie en contactgegevens van de klokkenluider,

van elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken en van de betrokkene worden bijgehouden. Voor meer informatie betreffende de verwerking van persoonsgegevens door het Poetsbureau – part of Glowi verwijzen wij naar onze privacy policy, dewelke te consulteren is op de website: https://www.poetsbureau.be/privacy-statement.

5.2. Register van meldingen

Elke ontvangen melding zal worden bijgehouden in een register van meldingen. Meldingen zullen niet langer dan nodig worden bijgehouden en worden bewaard in lijn met de geheimhoudingsvereisten.

Indien de melder de melding mondeling, i.e. telefonisch, via een anders spraakberichtsysteem of tijdens een fysieke ontmoeting, wilt laten gebeuren, kan de registratie ervan gebeuren op een van volgende manieren:

• door middel van een opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm, mits uitdrukkelijke toestemming van de melder;
• door middel van een accurate en volledige schriftelijke weergave van het gesprek, opgemaakt door de klokkenluidersverantwoordelijke, waarbij de melder de mogelijkheid krijgt om het schriftelijk verslag na te lezen, desgevallend te laten corrigeren en te tekenen voor akkoord.

6. Beschermings- en ondersteuningsmaatregelen

Klokkenluiders die een mogelijke inbreuk melden, genieten bescherming mits zij gegronde reden hadden om aan te nemen dat de informatie over de inbreuken op het moment van de melding juist was en de melding dus te goeder trouw gebeurde, de informatie binnen het toepassingsgebied van deze policy viel en zij deze informatie intern of extern meldden conform de procedure in deze policy.

Deze bescherming geldt eveneens voor anonieme melders, die later zijn geïdentificeerd en het slachtoffer worden van represailles. De bescherming strekt zich uit tot facilitators, derden en juridische entiteiten die verbonden zijn met de melder indien zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied voor bescherming van de wet valt. Beschermde personen die menen slachtoffer te zijn van represailles of menen hiermee bedreigd te worden, kunnen een met redenen omklede klacht indienen bij de Federale Coördinator, dewelke een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart.

Elke vorm van maatregelen en represailles tegen de melder en de andere beschermde personen, waaronder ook dreigingen met en pogingen tot represailles, is verboden. Hierbij denken we onder andere aan een ontslag, vermindering van het loon, wijziging van functie of jobinhoud, discriminatie, pesterijen, onthouden van opleiding etc.

De klokkenluider en de andere beschermde personen hebben ook toegang tot verschillende ondersteuningsmaatregelen, waaronder:

• volledig en onafhankelijk kosteloos advies over de rechten van de betrokkene, waaronder de beschermingsmaatregelen, en de procedures die bescherming bieden tegen represailles;
• technisch advies t.a.v. elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder
• rechtsbijstand en juridisch advies
• ondersteuning op technisch, psychologisch, mediagerelateerd en sociaal vlak;
• financiële bijstand aan melders in het kader van gerechtelijke procedures.

Bovengenoemde ondersteuningsmaatregelen worden geboden door het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens.

7. Wijzigingen aan de policy

Het Poetsbureau – part of Glowi behoudt zich het recht voor de policy te allen tijde op eigen initiatief en eenzijdig te kunnen wijzigen. De meest recente versie van deze policy is steeds te raadplegen op het intern bedrijfsportaal en de website van de onderneming.

Opgesteld te Paal op 03/07/2023