1. Introduction

Het Poetsbureau – part of Glowi attache une grande importance à l'intégrité et à la transparence. En mettant en place un système de lancement d’alerte, les parties internes et externes peuvent signaler de manière confidentielle des cas de mauvaise conduite et/ou des violations des politiques internes, des procédures, des lois et des réglementations. Dans ce contexte, les employés peuvent exprimer leurs préoccupations sans craindre de représailles éventuelles.

En élaborant cette politique, Het Poetsbureau – part of Glowi souhaite établir un cadre clair pour la façon dont les violations potentielles au sein de l'organisation peuvent être signalées, afin qu'elles puissent être examinées plus en détail et que les mesures appropriées puissent être prises si nécessaire. Cette politique vise également à informer les personnes souhaitant faire un signalement sur la protection dont elles peuvent bénéficier en tant qu’auteur de signalement.

La présente politique est établie en application de la loi du 28/11/2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé. Cette loi vise à établir des normes minimales communes pour la protection des signaleurs de violations du droit de l'Union.

2. Champ d'application

Cette politique s'applique aux entités suivantes :

Het Poetsbureau NV - numéro d'entreprise BE831.375.914
Hemano BV - numéro d’entreprise BE505.768.787
Transformics NV - numéro d’entreprise BE644.969.925
Quantum Services NV - numéro d’entreprise BE680.709.871
De Vlijtige Mier BV - numéro d’entreprise BE847.723.283

2.1. Champ d'application du personnel

Cette politique s'applique aux dits "lanceurs d’alerte", c'est-à-dire à toute personne ayant obtenu des informations sur des violations (potentielles) dans un contexte professionnel avec Het Poetsbureau – part of Glowi et les signalant, notamment :

Les employés de l'entreprise ;
Les travailleurs temporaires tels que les intérimaires ou les sous-traitants et leur personnel ;
Les stagiaires ou bénévoles (rémunérés ou non) ;
Les personnes fournissant des services en tant qu'indépendants ;
Les actionnaires et les membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance d'une entreprise, y compris les membres non impliqués dans la gestion quotidienne ;
Les fournisseurs avec lesquels l'entreprise travaille et toutes les personnes travaillant sous leur supervision ;
Les candidats éventuels ;
Les anciens employés de l'entreprise.

La présente politique s'applique également aux dits "facilitateurs" (ceux qui assistent le lanceur d’alerte en toute confidentialité), aux tiers liés à l’auteur de signalementet aux entités juridiques liées à l’auteur de signalement.

2.2. Champ d'application matériel

Les signalements de violations (potentielles) de toute législation relevant de l'un des domaines suivants entrent dans le champ d'application de la directive lanceur d’alerte :

Marchés publics
Services financiers, produits et marchés, prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme
Sécurité des produits et conformité des produits
Sécurité des transports
Protection de l'environnement
Radioprotection et sécurité nucléaire
Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé animale et bien-être des animaux
Santé publique
Protection des consommateurs
Protection de la vie privée et des données personnelles, ainsi que la sécurité des réseaux et des systèmes d'information
La lutte contre la fraude fiscale
Lutte contre la fraude sociale

La politique s'applique également à toutes les violations portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne et aux violations liées au marché intérieur, y compris les violations des règles de l'Union en matière de concurrence et d'aides d'État.

3. Effectuer un signalement

3.1. Généralités

Les lanceurs d’alerte souhaitant signaler une violation potentielle, comme décrit ci-dessus, peuvent le faire de différentes manières. Nous encourageons fortement les lanceurs d’alerte à signaler leurs préoccupations en interne en premier lieu, afin que nous puissions éventuellement apporter une solution interne à la violation signalée.

En plus de la possibilité de faire des signalements en interne, le lanceur d’alerte peut également faire un signalement via un canal externe, dès que cela est prévu par les autorités (nationales).

3.2. Canal de signalement interne

Het Poetsbureau – part of Glowi met à disposition différents canaux de signalement accessibles aux auteurs internes et externes. Les lanceurs d’alerte peuvent signaler des violations (potentielles) au sein de l'organisation de manière confidentielle via l'un des canaux suivants :

1. Application électronique :

Le lanceur d’alerte peut faire le signalement (anonyme ou non) via l'outil de signalement mis à disposition sur le site web (à ajouter) de l'entreprise.

2. Signalement écrit sur papier :

Le lanceur d’alerte peut faire un signalement écrit sur papier, en mentionnant "lancement d’alerte", à l'adresse suivante :

Het Poetsbureau – Part of Glowi

À l'attention du Responsable des signalements, Confidentiel

Diestersesteenweg 56

3853 Beringen

3. Rencontre en personne :

Sur rendez-vous. Réservation via l'application électronique.

Quel que soit le canal de signalement interne choisi par le lanceur d’alerte, la confidentialité de l'identité du signaleur et des tiers éventuellement mentionnés est garantie conformément à la législation et à la réglementation applicable. Vos données personnelles ne seront pas divulguées à d'autres personnes que celles autorisées à recevoir ou à suivre les signalements, sauf autorisation expresse. D'autres personnes ou services ne seront pas autorisés à accéder à ces données.

La personne compétente garantit un suivi neutre et indépendant du signalement et traitera celui-ci de manière professionnelle, intègre et confidentielle, avec un suivi et une prise en charge attentifs.

Les signalements sont reçus et traités par la Responsable des signalements :

Sara Schildermans

En cas d'absence de la Responsable des signalements :

Karen Corvers

Les signalements de violations peuvent, si son auteur le souhaite, se faire de manière totalement anonyme. Cependant, si l’auteurne laisse pas ses coordonnées de contact, Het Poetsbureau – part of Glowi ne pourra pas le contacter pour obtenir des informations supplémentaires ou des éclaircissements, et il ne sera pas possible de fournir les commentaires prévus dans la procédure. Nous garantissons dans tous les cas la confidentialité de l'identité d'un auteur qui se révèle à Het Poetsbureau – part of Glowi. Cela s'applique à la fois aux lanceurs d’alerte qui révèlent immédiatement leur identité et à ceux qui décident de révéler leur identité à une étape ultérieure.

3.3. Canal de signalement externe

Après avoir suivi ou non la procédure de signalement interne, le lanceur d’alerte peut également se tourner vers le canal de signalement externe désigné par le gouvernement. Si le lanceur d’alerte souhaite faire un signalement externe de violations (potentielles) ou de mauvaises pratiques, il peut communiquer ces informations :

au Médiateur fédéral, notamment via http://www.federaalombudsman.be/fr/accueil

Celui-ci joue un rôle de coordination et vérifie si le signalement externe est recevable et s'il existe un soupçon raisonnable que les violations signalées se sont effectivement produites, après quoi il les transmet éventuellement à l'autorité compétente. Dans des cas exceptionnels, celui-ci peut être l'autorité compétente par défaut, si aucune autorité administrative ne dispose de pouvoirs de surveillance.

ou aux autorités compétentes désignées par l’Arrêté Royal, qui sont chargées de recevoir les signalements, de fournir des commentaires et d'assurer le suivi des signalements.

Il s'agit notamment de :

le Service public fédéral Économie, PME, Classes moyennes et Énergie ;

le Service public fédéral Finances ;

le Service public fédéral Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement ;

le Service public fédéral Mobilité et Transports ;

le Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ;

le Service public de Programmation Intégration Sociale, Lutte contre la Pauvreté, Économie Sociale et Politique des Grandes Villes ;

l'Agence fédérale de Contrôle nucléaire ;

l'Agence fédérale des Médicaments et des Produits de Santé ;

l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire ;

l'Autorité belge de la Concurrence ;

l'Autorité de protection des données ;

l'Autorité des services et marchés financiers ;

la Banque nationale de Belgique ;

le Collège de surveillance des réviseurs d'entreprises ;

les autorités mentionnées à l'article 85 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces ;

le Comité national pour la sécurité de l'approvisionnement et de la distribution d'eau potable ;

l'Institut belge des services postaux et des télécommunications ;

l'Institut national d'assurance maladie-invalidité ;

l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants ;

l'Office national de l'emploi ;

l'Office national de sécurité sociale ;

le Service d'information et de recherche sociale ;

le Service autonome de coordination de la lutte contre la fraude (CAF) ;

le Contrôle maritime.

Les autorités compétentes doivent établir des canaux et procédures de signalement externes indépendants et autonomes pour recevoir et traiter les informations relatives aux violations, conformément aux conditions imposées par le législateur.

4. Suivi du signalement

4.1. Réception et analyse du signalement

Le signalement est reçu par le Responsable des signalements. À la réception du signalement, le responsable vérifie si celui-ci satisfait aux conditions relatives au champ d'application de la réglementation sur les lanceurs d’alerte. Au plus tard 7 jours après la réception du signalement par le canal de signalement interne, le signaleur reçoit un accusé de réception sur les coordonnées de contact qu'il a laissées, sauf s'il s'y est expressément opposé.

Les signalements anonymes sont possibles via l'outil de signalement "Glowileaks". Lorsque l’auteur ne laisse pas ses coordonnées de contact, il est important qu'il note le numéro de signalement afin d'y accéder ultérieurement. Dans le cas d'un signalement anonyme, c'est le seul moyen de consulter le signalement et de communiquer avec le Responsable des signalements. Toutes les communications se feront uniquement par ce canal. Dans le cas de signalements anonymes par un autre canal, Het Poetsbureau – part of Glowi ne pourra pas contacter l’auteur pour obtenir des informations supplémentaires ou des éclaircissements, et il ne sera pas possible de fournir les commentaires prévus dans la procédure.

Si le signalement ne relève pas du champ d'application de la législation sur les lanceurs d’alerte, le signalement sera refusé et l’auteursera informé des raisons du refus. Le responsable orientera l’auteur vers d'autres canaux ou procédures internes ou externes compétentes pour traiter le signalement en question. Cela peut inclure, entre autres, les signalements portant uniquement sur les droits individuels de l’auteur.

4.2. Analyse du signalement et commentaires

En cas d'acceptation du signalement, le destinataire le transmettra au Responsable des signalements, qui ouvrira une enquête sur le contenu du signalement.

Dans un délai raisonnable, et au plus tard trois mois après l'acceptation du signalement, le Responsable des signalements fournira à l’auteur des commentaires sur l'état de l'enquête et sur les mesures planifiées ou prises suite au signalement, ainsi que sur les raisons de ce suivi.

Les commentaires peuvent porter notamment sur le lancement d'une enquête interne, les éventuelles conclusions de cette enquête et/ou les mesures qui seront prises concernant une violation constatée. Les commentaires peuvent également concerner la clôture de la procédure en raison d'un manque de preuves suffisantes ou pour d'autres raisons. Ainsi, après avoir analysé et évalué le signalement en profondeur, le Responsable des signalements peut également décider de clôturer la procédure sans suite, par exemple lorsque la violation signalée est clairement de peu d'importance ou lorsqu'il s'agit d'une répétition d'un signalement sans apport de nouveaux éléments par rapport à un signalement précédent déjà clôturé conformément aux procédures.

L’auteur n'a pas le droit d'obtenir le contenu détaillé de l'enquête s'il n'est pas partie à l'affaire en question.

5. Confidentialité et vie privée

5.1. Données personnelles et identité du lanceur d’alerte

Chaque signalement effectué dans le cadre de la réglementation sur les lanceurs d’alerte et conformément aux dispositions de cette politique sera traité de manière confidentielle. L'identité du signaleur ne sera en aucun cas divulguée sans son consentement exprès à des personnes autres que celles habilitées à recevoir ou à traiter les signalements conformément à cette politique. Il en va de même pour toutes les autres informations qui permettraient de déduire directement ou indirectement l'identité de l’auteur.

Seules les obligations nécessaires et proportionnées imposées par la législation de l'Union européenne ou nationale dans le cadre d'une enquête menée par des autorités nationales ou des procédures judiciaires peuvent faire exception et permettre la divulgation de l'identité de l’auteur. Ceci vise à protéger les droits de la défense de la personne concernée.

Les données personnelles reçues par Het Poetsbureau – part of Glowi dans le cadre d'un signalement seront traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel. Seules les données personnelles pertinentes pour le traitement du signalement concerné seront collectées, et les autres données collectées accidentellement seront supprimées. Jusqu'à ce que la violation signalée dépasse le délai de prescription, le nom, la fonction et les coordonnées de l’auteur, de chaque personne bénéficiant des mesures de protection et d'assistance, ainsi que de la personne concernée, seront conservés. Pour plus d'informations sur le traitement des données personnelles par Het Poetsbureau – part of Glowi, nous vous renvoyons à notre politique de confidentialité, consultable sur le site Web: https://www.poetsbureau.be/fr/politique-de-respect-de-la-vie-privee.

5.2. Registre des signalements

Chaque signalement reçu sera consigné dans un registre de signalements. Les signalements ne seront conservés que le temps nécessaire et conformément aux exigences de confidentialité.

Si l’auteur souhaite effectuer le signalement de vive voix, par téléphone, par un autre système de messagerie vocale ou lors d'une rencontre en personne, l'enregistrement peut être effectué de l'une des manières suivantes :

en enregistrant l'appel de manière durable et consultable, avec le consentement exprès de l’auteur;
par une transcription précise et complète de l'appel, établie par le Responsable des signalements, permettant à l’auteur de relire le compte rendu écrit, de le faire corriger si nécessaire et de le signer pour accord.

6. Protection des auteurs et des tiers concernés

Les lanceurs d'alerte signalant une éventuelle infraction bénéficient d'une protection à condition d'avoir eu des motifs raisonnables de croire que les informations relatives à l'infraction étaient exactes au moment du signalement et d'avoir donc agi de bonne foi, que les informations relèvent du champ d'application de la présente politique et qu'elles aient été signalées en interne ou en externe conformément à la procédure décrite dans la présente politique.

Cette protection s'applique également aux auteurs de signalements anonymes qui sont ultérieurement identifiés et deviennent victimes de représailles. La protection s'étend aux facilitateurs, aux tiers et aux entités juridiques associées au lanceur d'alerte s'ils avaient des motifs raisonnables de croire que le lanceur d'alerte relève du champ d'application de la protection prévue par la loi. Les personnes protégées qui estiment être victimes de représailles ou qui se sentent menacées peuvent déposer une plainte motivée auprès du coordinateur fédéral, qui engagera une procédure de protection extrajudiciaire.

Toute forme de mesures et de représailles contre le lanceur d'alerte et les autres personnes protégées, y compris les menaces et tentatives de représailles, est interdite. Cela inclut, entre autres, le licenciement, la réduction de salaire, le changement de fonction ou de contenu du travail, la discrimination, le harcèlement, le refus de formation, etc.

Le lanceur d'alerte et les autres personnes protégées ont également accès à diverses mesures de soutien, notamment :

des conseils gratuits, complets et indépendants sur les droits de la personne concernée, y compris les mesures de protection et les procédures de protection contre les représailles ;
des conseils techniques par rapport à toute autorité impliquée dans la protection du lanceur d'alerte ;
une assistance juridique et des conseils juridiques ;
un soutien technique, psychologique, médiatique et social ;
une assistance financière pour les lanceurs d'alerte dans le cadre de procédures judiciaires.

Les mesures de soutien mentionnées sont fournies par l'Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains.

7. Modifications de la politique

Het Poetsbureau – part of Glowi se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment et de manière unilatérale, de sa propre initiative. La version la plus récente de cette politique est toujours disponible sur le portail interne et le site web de l'entreprise.

Fait à Paal le 03/07/2023

Attention